Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Dienstrooster en bestaande bevoegdhedenkaart’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Evalueer de dienst’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Een aangewezen vervanger oproepen’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Werkzaamheden binnen bestaand mandaat herverdelen’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke besluiten mag de assistent zelfstandig nemen?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Zonder noodkaart komt uit op 2 taken. Bij met vooraf besproken vervanging staat 5 taken. Het verschil bedraagt 3 taken in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Evalueer de dienst» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Zonder noodkaart», en wie kan uitleggen waarom bij «Met vooraf besproken vervanging» een waarde van 5 taken wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Dienstrooster en bestaande bevoegdhedenkaart. Noteer bij Verbeterpunten voor volgende week wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Markeer de zes kritieke taken’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Verbeterpunten voor volgende week’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Bepaal wie de oorspronkelijke informatie kan toelichten en wie vervolgens het besluit neemt. Bij de vraag ‘Evalueer de dienst’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over de ondernemer valt een dienst uit. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
Controleer je notitie aan de hand van een praktisch tegenvoorbeeld. Stel dat ‘Dienstrooster en bestaande bevoegdhedenkaart’ later wordt bijgewerkt. Welke uitspraak over evalueer de dienst zou je dan opnieuw moeten toetsen? Schrijf op wat de wijziging betekent voor assistent-bedrijfsleider en wie daarover bericht moet krijgen. Dat maakt de uitwerking bruikbaar bij een volgende versie van het dossier.
