Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Aannemersbericht en vorige financierupdate’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Leg de ontvangers vast’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Een tussentijdse feitelijke update sturen’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Wachten op een bevestigde planning’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke informatie kan als feit worden gemeld?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Tussentijdse update komt uit op 2 kalenderdagen. Bij wachten op nieuwe planning staat 11 kalenderdagen. Het verschil bedraagt 9 kalenderdagen in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Leg de ontvangers vast» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Tussentijdse update», en wie kan uitleggen waarom bij «Wachten op nieuwe planning» een waarde van 11 kalenderdagen wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Aannemersbericht en vorige financierupdate. Noteer bij Verzendlijst op passende grondslag wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Controleer de bevestigde oorzaak’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Verzendlijst op passende grondslag’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Bepaal wie de oorspronkelijke informatie kan toelichten en wie vervolgens het besluit neemt. Bij de vraag ‘Leg de ontvangers vast’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over een verbouwing loopt uit tijdens crowdfunding. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
Controleer je notitie aan de hand van een praktisch tegenvoorbeeld. Stel dat ‘Aannemersbericht en vorige financierupdate’ later wordt bijgewerkt. Welke uitspraak over leg de ontvangers vast zou je dan opnieuw moeten toetsen? Schrijf op wat de wijziging betekent voor campagneverantwoordelijke en wie daarover bericht moet krijgen. Dat maakt de uitwerking bruikbaar bij een volgende versie van het dossier.
