Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Retourinstructie en verwijzing in het contract’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Plan communicatie aan het team’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘De situatie langs de vastgelegde escalatieroute leggen’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Een tijdelijke handelwijze laten goedkeuren’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Heeft de lokale afspraak een geldige grondslag?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Voor verduidelijking komt uit op 5 vragen per week. Bij met tijdelijke instructie staat 2 vragen per week. Het verschil bedraagt 3 vragen per week in neerwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Plan communicatie aan het team» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Voor verduidelijking», en wie kan uitleggen waarom bij «Met tijdelijke instructie» een waarde van 2 vragen per week wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Retourinstructie en verwijzing in het contract. Noteer bij Werkvloerbericht wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Zoek de retourpassage’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Werkvloerbericht’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Bepaal wie de oorspronkelijke informatie kan toelichten en wie vervolgens het besluit neemt. Bij de vraag ‘Plan communicatie aan het team’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over een lokaal team wijkt af van het retourproces. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
